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Der automatische Rechnungslauf

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Der automatische Rechnungslauf

Halloween kann einpacken, denn der automatische Rechnungslauf von banibis nimmt selbst dem Oktober-Ende den Schrecken.

Monat für Monat das Selbe mit der Monatsabrechnung. Mühsames selektieren, aufwändige Kontrolle und umständlicher Rechnungsversand durch manuelle Adresshinterlegung – und das alles gleich mal 100. – Doch banibis macht damit nun Schluss.

Schnellere Selektion und Kontrolle

Durch unseren automatischen Rechnungslauf, wird die Monatsabrechnung nun erheblich effizienter gestaltet. Dabei werden die betreffenden Rechnungen vorgefiltert, im Stapel zusammengefasst und eindeutig benannt.

Der Workflow

Um einen Rechnungsstapel zu erstellen, wird zunächst das Modul “Projekte” aufgerufen. Das Projekte-Modul befindet sich im Reiter “Listen” unter Verrechnung. Zunächst wird die Suche durch die Eingabe eines passenden Stichwortes eingegrenzt und die betreffenden Rechnungen anschließend markiert.

Im Burgermenü befindet sich der Befehl “Rechnungen anlegen” bei dessen Auswahl sich ein Widget öffnet. Hier wird entschieden ob die Rechnungen inklusive “Pauschalen” oder “nach Aufwand”-Positionen verrechnet werden sollen. Um nun gesetzlich, verbindliche Rechnungen zu erstellen, muss das Feld “als Entwurf ablegen” abgewählt werden. Zuletzt wird ein eindeutiger Stapeltitel vergeben und abgespeichert.

In der Kontroll-Übersicht, können die Rechnungen vor dem finalen Abspeichern nun nochmals überprüft werden. Die Übersicht bietet eine rasche Kontrolle aller Rechnungspositionen und ihres entsprechenden Leistungszeitraums. Nach erfolgter Prüfung wird der Stapel im System abgelegt.

Ansprechpartner definieren

Um den Rechnungslauf zu automatisieren, bedarf es eines einmaligen Emaileintrags in der Person (Kunde). Dabei werden die Emailadressen der jeweiligen Ansprechpartner im Beziehungstab hinterlegt.

Hierzu wird das Tab “Beziehungen” im jeweiligen Kunden geöffnet. Dort können nun beliebig viele Personen hinterlegt, und definiert werden, mit wem Email-Korrespondenzen stattfinden sollen. Die hinterlegten Ansprechpartner kommen automatisch bei jedem zukünftigen Email-Verkehr zum Einsatz.

Einfacher Versand

Wurden die Rechnungen erfolgreich als Stapel erstellt, können sie gesammelt versendet werden. Hierzu gelangt man über den Reiter “Listen” in den “Rechnungsversand” und wählt dort den Titel des zuvor erstellten Rechnungsstapels. Ein umständliches Eintragen der einzelnen Emailadressen, sowie das mühsame Anhängen von Dateien, entfällt. Selbst der passende Emailtext wird komplett automatisch generiert.

Übersichtliche Kontrolle

Im praktischen Vorschaufenster, kann die gesamte Rechnungsauswahl, samt zugehörigen Emailentwurf nochmals überprüft werden. Der letzte Schritt ist nun die Auswahl und der Versand der betreffenden Rechnungen. Dazu werden die jeweiligen Rechnungen markiert und mit Betätigung des “E-Mail senden” Buttons final verschickt. 

 

Das folgende Video zeigt nochmals den kompletten Ablauf direkt im System:

Offene Fragen? Hinterlassen Sie uns ein Kommentar und wir antworten umgehend.

Euer banibis Team

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Das banibis Webinar

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Back to Track

Die Corona-Flaute ist nun endgültig beendet! Ab nun findet ihr hier wieder laufende Blogupdates und pünktliche Newsletter. Wir erhöhen außerdem um ein neues Kommunikationsmittel – das regelmäßige banibis Webinar!

Warum das Ganze?

Wir lieben unseren Newsletter und stoßen, erfreulicher Weise, stets auf sehr viel Gegenliebe unserer Kunden. Auch hier findet man regelmäßig eine Liste mit allen systemrelevanten Neuerungen. Doch eine bloße Auflistung genügt mittlerweile längst nicht mehr.

Das banibis ERP wächst nach wie vor rasant. Permanent werden Module erweitert, Features hinzugefügt und täglich kommen kleinere oder größere Optimierungen hinzu. Um unsere Nutzer weiterhin UpToDate zu halten, werden wir die gesammelte Information ab sofort also auch in regelmäßigen Webinaren präsentieren.

Mit ausreichend Platz für sämtliche Anregungen und Fragen!

Der Pilotversuch

Bereits vergangenen August kamen 7 ausgewählte Kunden in den Genuss des allerersten banibi’schen Webinarversuchs und erfuhren live und aus erster Hand, was es für spannende Neuerungen im ERP gibt UND wie man sie anwendet!

Das 45 minütige Webinar zu den Themen

  • Kontaktdatenerweiterung
  • Inventurwidget
  • Zeitoptimiertes Tätigkeiten buchen
  • Usercenter

fand durchwegs Anklang und überzeugte nicht nur durch überraschend wenige klassische Premieren-Fehler. So avancierte unser Versuchsprojekt zu einer Standardinformationsquelle des banibis ERP.

Die Kontaktdatenerweiterung

Die Zeiten der klassischen Standard – Visitenkarten ist vorbei. Längst reicht das obligatorische Email, Telefonnummer und www nicht mehr aus und auch das veraltetete FAX hilft wenig weiter.

Um der Flut an Messengern, Social Media Plattformen und sämtlichen anderen Online-Portalen gerecht zu werden, ist eine variable Vielfalt an Kontaktvariationen mittlerweile unumgänglich. Aus diesem Grund wurde hier nachgeschärft.

Es ist nun möglich jede beliebige Kontaktart selbstständig im ERP zu konfigurieren und bedarfsgerecht anzuordnen. Dies dient nicht nur der allgemeinen Übersicht sondern ist auch in der Personensuche äußerst hilfreich. Zudem ist auch ein Export für individuelle Abfragen  möglich.

Geheimtipp: FAX kann nun einfach gelöscht werden 😉

Das Inventurwidget

Um das leidige Thema der Inventur bestmöglich abzukürzen, haben wir das Inventurwidget eingeführt.

Statt mühsam in jeden einzelnen Artikel zu springen, ist es nun möglich, die Lagerstände direkt und übersichtlich von der Artikelsuche aus zu editieren.

Um das Geschehen auch im Falle einer Delegierung stets im Auge zu behalten, wird bei jeder Lagerstandkorrektur eine Bestätigungsemail an eine individuell hinterlegte Emailadresse gesendet. So können eventuelle Ungereimtheiten schnell erkannt werden.

Zeitoptimiertes Tätigkeiten buchen

Dieses Thema beschäftigt wohl so ziemlich jeden User des banibis ERP’s Tag für Tag. Tätigkeiten müssen gebucht werden um die investierten Stunden anschließend den Kunden weiter verrechnen zu können.

Da es hier viele wichtige Informationsfelder gibt, welche bei jeder Buchung ausgefüllt werden müssen, haben wir nach Wegen gesucht einige davon intelligent zu automatisieren und so eine Menge Zeit zu sparen. So ist es möglich ein Standardprojekt (bei Bedarf inkl. Dienstleistung) direkt im jeweiligen Kunden zu hinterlegen. Bei Auswahl des jeweiligen Kunden werden die betreffenden Felder dann automatisch mit den hinterlegten Daten befüllt.

Eine weitere Optimierung gibt es beim Thema Fahrzeiten. Um Außentermine künftig in einem Aufwasch erledigen zu können, wurde die Tätigkeitserfassung um das Feld “Fahrzeit erweitert”.

Hier ist es nun möglich, gemeinsam mit der eigentlichen Tätigkeit, auch gleich die Dauer der vorangegangenen Fahrzeit und/oder die Dauer der “Heimfahrzeit” mitzubuchen. 

 

Usercenter

Das Usercenter sorgt für noch mehr Individualität und wurde bereits hier im Juli-Newsletter kurz beschrieben.

Der Webinar-Masterplan

Geplante Webinare werden ab November inkl. Themenschwerpunkte und Datum, im Newsletter angekündigt.

Ein paar Tage vor dem Ereignis werden nochmals Einladungen versendet und mit dem dort enthaltenen Link, erhält man am Tag X direkten Zugang zum digitalen Webinarraum. Alle Webinare werden zudem aufgezeichnet und können so bei Bedarf angefordert werden um einzelne Passagen wiederholen zu können.

Die Aufzeichnungen landen außerdem direkt in den renommierten banibis Studios und werden dort zu pointierten Tutorials, schriftlichen Blog-Anleitungen und Wikibeiträgen verarbeitet.

Hier ein kleiner Vorgeschmack auf zukünftige Youtube-Tutorials.

Wir hoffen weiterhin auf großen Anklang und freuen uns auf die nächste, gemeinsame Webinar-Livesession !

 

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Das banibis Update

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Hallöchen aus dem Corona-Loch!

Erstens kommt es anders und Zweitens als man denkt.

Auch in unserem Unternehmen hat der kleine Plagegeist namens Corona,  ziemliches Chaos angerichtet. Pläne und Strategien der ersten beiden Quartale dieses unschönen Jahres 2020, wurden zu Beginn ganz schön auf die Probe gestellt. 

Doch hier sind wir wieder und zwar mit höchst erfreulichen Neuigkeiten: Während die externe Kommunikation über unseren E-Mail Newsletter, Blog und Facebook eine ganze Weile auf Eis gelegt wurde, hat sich intern einiges getan.

Es gibt Nachwuchs

Das banibis Team ist gewachsen und zwar richtig! Unsere vorcoronaliche Personalsuche hat sich endlich bezahlt gemacht und unser Entwicklerteam umfasst jetzt ganze 8 Personen. 

Neben den beiden Ur-banibislern Berny und Michi sowie Codemaster Nr. 1 Thomas (den wir euch ja bereits vorgestellt haben) leisten uns nun auch Chris, Christoffer, Elias, Lukas und Max Gesellschaft. Auch ihnen wird eine kleine Vorstellrunde im Blog nicht erspart bleiben (Ihr seid hiermit gewarnt ;D)

FK banibis?

Als elfköpfiges Team könnten wir nun natürlich auch die Branche wechseln und unser eigenes Fussballteam gründen. Erste Versuche haben aber gezeigt, dass es für alle Beteiligten besser ist einfach nur am Computer sitzen zu bleiben. Und Kontaktsport ist ja momentan eh so eine Sache. 

Maison de banibis

Um nun auch alle Team-Mitglieder (Inklusive der dazugehörigen Babyelefanten )unterzubringen, musste also schnell mehr Platz her. Somit nutzten wir die Gelegenheit und zogen im fliegenden Wechsel in den dritten Stock auf 230m2 Bürofläche. Hier befindet sich nun, neben den stets frisch desinfizierten Schreibtischplätzen, auch unser Pausen-Tischtennistisch, welcher coronakonform natürlich nicht unter Kontaktsport fällt. 

Lediglich die Einrichtung verläuft umständehalber etwas schleppend. So haben wir zwar einen angemessen großen Esstisch welcher sowohl Team als auch Babyelefanten genug Platz bietet, aber keine Stühle. Das Begehungs-Video muss aus diesem Grund noch etwas warten.

Fazit

Obwohl wir anfangs ganz schön durchgerüttelt wurden (und Home-Office die Einschulung neuer Mitarbeiter wirklich nicht gerade erleichtert), konnten wir gemeinsam einen Weg finden die Krise zu nutzen um unsere Strukturen auszubauen und zu festigen. Es ist es uns gelungen stärker aus der Krise hervorzugehen und wir freuen uns unsere Kunden langsam aber sicher auch wieder persönlich treffen zu können.

Zum Abschluss dieses Blog-Updates wünschen wir all unseren Kunden und Lesern weiterhin gutes Durchhaltevermögen und vor allem gute Gesundheit! 

Und den Elefanten wünschen wir ganz viele Erdnüsse *Tröööt*

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Ticketing

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Wozu ein Ticketing-System

Ein Ticketing-System dient dazu sämtliche Kundenanfragen übersichtlich, und gezielt abarbeiten zu können.

Die “Tickets” werden mit allen relevanten Informationen zentral in einem System gespeichert. Dabei ist es unerheblich über welche Kanäle sie eingegangen sind. 

Anfragen welche, beispielsweise, über das Telefon eingegangen sind, werden vom Supportmitarbeiter direkt im System angelegt. Das Selbe gilt auch für Anfragen über etwaige Social-Media-Kanäle und Emails, wobei bei letzterem in manchen Ticketing-Systemen bereits eine Formular-basierte Automatisierung erfolgt. Ziel ist es sämtliche Anfragen an einem zentralen Ort zu speichern und dadurch eine optimale Übersicht zu bekommen.

Gebündelte Information

Ruft ein Kunde in Zukunft zu einem bestehenden Problem an, ist es für jeden Mitarbeiter ein leichtes, das jeweilige Ticket ausfindig zu machen. Der Mitarbeiter hat sofortige Einsicht in den Verlauf der bereits erfolgten Maßnahmen und kann dem Kunden schnell und gezielt Auskunft geben. Intern ist es mit einem Ticketing-System auch um einiges einfacher Rollen zu verteilen und die zuständigen Personen zu informieren. Dazu wird im jeweiligen Ticket einfach ein Ansprechpartner hinterlegt, welcher dieses Ticket dann automatisch in seinem eigenen Ticketcenter findet und in seiner Ticketpipeline einsortieren kann.

Aus einem Ticketing-System ist es auch einfach möglich wesentliche Daten über den Erfolg seines Support-Teams zu erhalten. So ist es einfacher regulierende in die Support-Prozesse einzugreifen.

Durch einen organisierten Kundensupport wird es erheblich erleichtert die Bedürfnisse der Kunden rasch und präzise zu erfüllen und so auch die zukünftige Kundenbindung zu gewährleisten. Zufriedene Kunden neigen dazu einem Anbieter treu zu bleiben und Ihre Erfahrungen auch mit anderen, in Form von Empfehlungen, zu teilen.

Für welche Unternehmen?

Unser Ticketing-System ist für die Anforderungen von Klein- und Mittelunternehmen optimiert. 

Der Kundensupport-Prozess wird durch ein zielgesteuertes Arbeiten in nur einem einzigen System enorm vereinfacht. Support-Anfragen per Mail werden automatisch im System erfasst. Anfragen per Telefon oder über andere Kanäle, können vom bearbeitenden Mitarbeiter schnell und unkompliziert ins System übernommen werden. Durch die einfache Zuteilung von Zuständigen im jeweiligen Ticket, ist eine schnelle, transparente Bearbeitung gewährleistet und eine versehentliche “Doppelbearbeitung” durch mehrere Mitarbeiter ausgeschlossen. Alle Informationen zum Verlauf der Anfrage können von jedem Mitarbeiter aufgerufen und eingesehen werden. Der Kunde kann so jederzeit, rasch über den aktuellen Status informiert werden.

Auch die Firmenleitung erhält wichtige Daten über die Supportleistung ihrer Mitarbeiter und kann schneller gezielte Maßnahmen treffen. 

Benutzerfreundlichkeit ist das A und O

Aufgrund der Tatsache, dass jeder Supportmitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand mit dem Ticketing-System arbeiten können sollte, ist eine gut aufbereitete Benutzeroberfläche das A und O. Aus diesem Grund bietet das banibis ERP mehrere Darstellungsmöglichkeiten der Tickets.

– Die Tabellen Ansicht:

Die Tabellen-Ansicht bietet den Vorteil einer Sortierung nach jeder beliebigen Spalte. Zudem ist in dieser Darstellung Multiediting möglich, um so beliebig viele Tickets schnell und einfach bearbeiten zu können.

– Die Listen Ansicht:

Es gibt die Möglichkeit eigene Listen zu konfigurieren denen die Tickets dann zugewiesen werden können. So kann man beispielsweise zwischen internen Tickets (es wird bspw. einem Mitarbeiter eine interne Aufgabe, wie das Schreiben und Posten eines Blog-Beitrages aufgetragen), eines Support Tickets (Firma A hat ein Problem das gelöst werden muss) oder eines Sales-Ticktes (Firma B möchte einen neuen Computer kaufen zudem ein Angebot erstellt werden muss), unterscheiden.

– Sortierung nach Status

Im folgenden Beispiel sind die Spalten nach den verschiedenen Status des Abarbeitungs-Prozesses benannt. Der Bearbeiter sieht sofort, welche Tickets neu aufgenommen wurden, wo noch etwas zu tun ist und welche Tickets schon erfolgreich gelöst wurden. Die Zusammenfassung links bietet einen Überblick über die personellen Ressourcen sowie die zu erwarteten Einnahmen (Sales-Tickets).

– Sortierung nach Kalendertagen

Diese Form der Sortierung eignet sich besonders für die Abarbeitung von Support-Tickets.Der Mitarbeiter sieht auf einen Blick welche Tickets an welchem Wochentag bearbeitet werden sollen und wieviel Zeit das in Anspruch nehmen wird. So kann die Arbeitswoche strukturiert und vorausschauen geplant werden.

Bleiben am Ende der Woche einzelne Tickets übrig, werden sie in der nächsten Woche in der Spalte “vergangen” eingeordnet und können von dort aus wieder per Drag and Drop in die aktuelle Arbeitswoche eingeteilt werden.

Drag and Drop

Alle Tickets können in den Spalten-Ansichten per Drag and Drop einsortiert werden. Durch das Verschieben auf einen anderen Wochentag erfolgt eine automatische Änderung des “geplant-Datums” im jeweiligen Ticket. Auch in der Status-Ansicht erfolgt mit dem Verschieben eine automatische Änderung des hinterlegten Status des betreffenden Tickets.

Wie die aktive Arbeit im banibis Ticketing-System aussehen kann, zeigen wir mit einem anschaulichen Video-Tutorial, in unserem Blog-Beitrag banibis Sales-Pipeline.

Haben Sie Fragen? Hinterlassen Sie uns einfach einen Kommentar oder kontaktieren Sie uns per Mail. 

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Projekt- und Vertragsverrechnung

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Die komplexe Projekt- und Vertragsverrechnung

Es sieht so aus, als gäbe es heutzutage nichts mehr, dass man nicht durch (mehr oder weniger) geschicktes Marketing zu Geld machen könnte. Begonnen bei der Verrechnung eines “heilenden Blickes” selbsternannter Gurus, über die Erstellung von Schutzringen um diverse Gebäude bis hin zu wöchentlich gebuchten Fernheilungs-Sessions über Skype. 

Zugegeben – unsere Kunden bedienen sich derzeit durchwegs noch traditionellerer Güter. Doch auch hier verlangt es mehr und mehr nach möglichst breitgefächerten Abrechnungsoptionen. Aus diesem Grund gibt es in der banibis’schen Projekt- und Vertragsverrechnung quasi nichts, dass es nicht gibt

Ein Beispiel aus der Praxis

Das folgende Beispiel erfolgt aus persönlicher Belustigung des Autors am Beispiel eines energetischen Schutzring -Vertriebes.

Annahme:

Das betreffende Beispiel – Unternehmen hat soeben erfolgreich ein Großprojekt abgeschlossen. Es folgt nun die Verrechnung beim Kunden. Dafür sollen unterschiedlichste Positionen mit unterschiedlichen Vertragseigenschaften am selben Beleg verrechnet werden.

1. Es war der Einsatz eines Vermessungstechnikers nötig. Dieser stellte bei seiner Vorort-Tätigkeit sicher, dass nicht aus Versehen auch das angrenzende Grundstück mitgeschützt werden würde. Dafür benötigte er inkl. Anfahrtszeit 3 Stunden. Diese, werden in der Abrechnung einmalig nach Aufwand verrechnet.

2. Der  genaue Aufwand eines so komplexen Prozesses wie der Herstellung eines Schutzringes hängt natürlich von vielen Begebenheiten ab (Außentemperatur, Sonnenstand, etc.). Aus diesem Grund wurde bereits im Vorhinein eine Pauschale vereinbart. Diese Pauschale wurde, unter Rücksichtsname aller eventuell erschwerender Umstände (bspw. Erdbeben, Meteoriteneinschlag etc.), vorkalkuliert und als  einmalige Pauschal-Position in die Verrechnung aufgenommen. 

3. Um den Schutz regelmäßig zu prüfen und die fortwährende Energie-Effizienz sicherzustellen, fällt außerdem eine laufende monatliche Wartungspauschale von 300€ an. Die Wartungspauschale beinhaltet beispielsweise die regelmäßige, energetische Fernkontrolle aus dem Homeoffice.

4. Da vorauszusehen ist, dass es vor allem bei extremen Wetterbedingungen zu Vorort-Einsätzen kommen wird (Schneeräumung, großflächiges Auftragen von Sonnenschutzmittel o.ä.), wurde vom Kunden außerdem ein Stundenpool  über 25 Stunden im Wert von 10.000€ eingekauft. Dieser wird monatlich laufend aliquot verrechnet und gilt von 01.03.2020 – 28.02.2021. Nicht in Anspruch genommene Stunden verfallen anschließend.

 

All diese verschiedenen Positionen können einfach und übersichtlich in der Projekt- und Vertragsverrechnung des banibis ERP angelegt und nach Bedarf sowohl laufend als auch einmalig verrechnet werden. Käme hier noch der Verkauf von „Hardware“ (bspw. Räucherstäbchen) hinzu, könnte auch dieser Artikel einfach zum Projekt hinzugefügt werden.

Projektvorlagen zur einfachen Verrechnung

Projektvorlagen für die laufende Verrechnung

  • Projekt nach Aufwand
  • Wartungsvertrag (Pauschale)
  • Wartungsvertrag Lizenzen + Support nach Aufwand und Wartungspauschale
  • Stundenpool-Verrechnung
  • Stundenkontingent nach Aufwand mit Deckelung

Projektvorlagen für die einmalige Verrechnung

  • Pauschale mit unterschiedlichen “nach Aufwand – Positionen”
  • Hardware + nach Aufwand Installation
  • Installation neue IT Infrastruktur mit Pauschale; nach Aufwand und Hardware

Auch eigene Vorlagen können einfach im System erstellt und für die zukünftige Verwendung abgespeichert werde

Konklusio

Wie man sieht, sind wir auf alle Eventualitäten vorbereitet um jedes Businessmodell – sei es noch so außergewöhnlich – zufriedenstellend abbilden zu können.

Haben Sie Fragen? Hinterlassen Sie uns einfach einen Kommentar oder kontaktieren Sie uns per Mail. Interessieren Sie sich auch für Sales-Management? Dann finden Sie in unserem Artikel Sales-Pipeline oder in diesem Video mehr zu dem Thema!

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